LECCIÓN 20, OPERACIONES MATEMÁTICAS

Operaciones matemáticos

Las operaciones matemáticas fundamentales pueden realizarse directa y fácilmente con el programa Excel.

SUMAR

Para sumar directamente varios números:
Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para indicar al programa que se trata de una operación matemática.
Sumamos utilizando el signo +
Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de cambiar de celda.
Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos Enter en el teclado.

MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS

Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en el teclado.
Dividir. Dividimos con el símbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter.
Potencias. elevar un número a una potencia es multiplicar ese número por si mismo un cierto número de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un número a un número a una cierta potencia podemos emplear el símbolo ^ . Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enter en la celda aparece el resultado de 16

EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS

En matemáticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado.
El programa Excel calcula en un cierto orden:
Primero las operaciones entre paréntesis.
Las potencias
Las multiplicaciones y divisiones
Sumas y restas.

EJEMPLO

Realizar la operación 4*(4-3)
NO es 4 por 4 menos 3 que daría como resultado 13
Sino que primero se calcula el paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica por 4.
Por tanto el resultado es 4

EJEMPLO

¿Cuál es el resultado de la operación 4+5*2-7*(2+3)^3 ?
El programa primero calcula el paréntesis (2+3) que da 5
Después calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125
A continuación las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que da 875
Nos queda 4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un número negativo -861

LECCIÓN 19, OPERACIONES NUMÉRICAS.

Operaciones Numéricas
REALIZAR OPERACIONES NUMERICAS
Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es trabajar con grandes volúmenes de números y realizar cálculos numéricos.
Sumar números.
Marcamos los números que deseamos sumar.
Pulsamos sobre el símbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estándar.

COMPONENTES DE LAS FUNCIONES
Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de fórmulas aparece la expresión =SUMA(B4:B7).
La anterior fórmula se compone de:
Comenzamos con el signo igual. Todas las fórmulas comienzan con el signo igual para indicarle al programa que se trata de una función y no de un texto.
A continuación la función, es decir la operación matemática que deseamos realizar. En nuestro caso SUMA
Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los números sobre los que deseamos realizar la operación. En este caso como queremos sumar los números que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos B4 dos puntos y B7.El formato es por ejemplo B4:B7

EJEMPLOS
Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1. Vamos a escribir nosotros la fórmula.
Escribimos 34 en la celda A1 y 56 en la celda B1
Nos situamos en C1 y escribimos =SUMA(A1:B1) y
Pulsamos Enter en nuestro teclado o pulsamos el botón aceptar de la Barra fórmulas.

SUMAS EN FILAS Y COLUMNAS
Vamos a sumar por filas y por columnas.
Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.
Marcamos las celdas que contienen los números y dejamos celdas libres en la columna y fila siguientes.
Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de fórmulas.
Y el resultado es que:
Los primeros cuatro números de la columna C son el resultado de sumar los dos números de cada fila.
Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los números de la columna superior.
Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de todos los números que tenemos inicialmente en las dos columnas

LECCIÓN 18. PROPIEDADES DE LOS ARCHIVOS

Las "Propiedades de archivo" es una funcionalidad de Excel que puede llegar a ser extremadamente útil en entornos de trabajo profesionales. Sobre todo en lugares de trabajo donde es imprescindible trabajar en equipos, o donde un grupo de personas necesita trabajar, acceder e incluso participar en el trabajo de otras personas.

En el siguiente cuadro de diálogo nos encontramos con diversas opciones de personalización agrupadas en varios apartados, uno en cada pestaña. En algunas pestañas puedes introducir datos y en solo Excel puede gestionar esos datos

Por ejemplo en la pestaña General no podremos introducir ningún dato. Aparecerá con los datos vacíos hasta que lo guardemos por primera vez. En esta pestaña aparecen los datos relacionados con la información de la grabación del archivo. Vamos a verla mas detenidamente.
En las opciones de la pestaña general podemos ver tres zonas bien diferenciadas, La primera zona se refiere a la información del archivo. Por ejemplo Tipo y Tamaño, nos informan, como sus propios nombres indican, el tipo de archivo y el tamaño que ocupa el archivo

Ubicación es una opción mucho mas útil, con ella podremos saber concretamente, en el directorio, en el disco o en el terminal de red en que esta situado físicamente el archivo. Esto resulta útil cuando se trabaja en redes locales, con múltiples lugares de trabajo. Siempre es conveniente saber en que ordenador esta guardada la información.
En la segunda zona de la pestaña, La información que nos puede resultar útil de esta pestaña hace referencia a las fechas y horas importantes para el documento
Creado, hace referencia al momento en que fue creado el archivo, es muy útil para conoce cuando se inicio el trabajo y para distinguir bocetos de trabajo y versiones que hagan referencia al mismo proyecto.
Modificado, nos ayudara a saber cuando se grabó por ultima vez la información del archivo. Mas de una vez podemos encontrarnos dudando sobre que archivo contiene la información mas actualizada.
En ultimo acceso, nos informa de la ultima vez que alguien abrió el archivo solo para consultarlo, sin grabar en él información. Esta información puede resultarnos especialmente útil en ambientes de trabajo corporativo, donde hay una gran números de personas accediendo a los documentos y necesitamos saber que a que versión se esta accediendo.
En la ultima zona, se nos mostrarán los atributos del archivo

Se nos dirá si podemos escribir en el, o si es solo lectura. Se nos dirá si ha sido modificado o no. Si es un archivo oculto o visible. Y por último si es un archivo de sistema o No.
De esta zona, ahora solo nos interesa saber, que gracias al atributo Modificado, podemos distinguir fácilmente las versiones viejas de las nuevas. Y gracias al atributo Sólo lectura se limita el que se pueda modificar en nuestro fichero.
Hemos visto una pestaña en la que no podemos introducir información, veremos ahora una en la que si podemos introducir información. Veremos la pestaña "Resumen"

Esta vez la ventana estará dividida en dos zonas, en la superior, podremos introducir la información relativa al autor.

Como por ejemplo: el titulo del libro y el asunto del que trata. Estos dos campos que pueden parecer obvios cuando estamos trabajando en él. Pero intentar encontrar un libro en particular, cuando hace meses que no lo hemos abierto puede ser una tarea desesperante si no está bien clasificado.
El titulo y el asunto nos ayudan a manejar fácilmente grandes bibliotecas de libros.
Los campos personales de Autor, Administrador y Organización:

Adquieren todo su sentido cuando trabajamos en una organización amplia, y especialmente si trabajamos en equipo o en red.
Estos campos deben ser los suficientemente descriptivos, para que cuando el proyecto pase de una fase a otra se pueda identificar claramente al autor, por si es necesaria ponerse en contacto con él.
En la ventana inferior introduciremos información relativa al contenido del libro de trabajo, comentarios, palabras claves para buscar el libro mas a delante.
Excel tiene un sistema de búsqueda, para encontrar y ordenar los libros basándose en los campos de esta zona. Así pues la descripciones deben ser lo mas claras y homogéneas posibles, para que sea posible encontrar fácilmente todos los libros según palabras claves o categorías.
Si activamos "Guardar vista previa", cuando vayamos abrir un libro de trabajo veremos una imagen de la primera hoja de calculo y decidir si es el que queremos abrir.

lección 17, GUARDAR ARCHIVOS

GUARDAR LOS ARCHIVOS
Tenemos varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja de cálculo.
En la Barra de Menú pulsamos sobre Archivo y
Guardar como
En el formulario que aparece le ponemos un nombre al fichero que guardamos. En nuestro caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable ser ordenado y asignar diferentes directorios a los distintos tipos de ficheros y trabajos.
Y pulsamos Guardar

RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS GUARDADOS
Pulsamos sobre Archivo en la Barra de Menú
Pulsamos sobre Abrir
Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el fichero que deseamos abrir no se encuentra el el listado que aparece nos movemos por los diferentes directorios para encontrarlo.

Si el archivo que deseamos abrir ha sido uno de los últimos que hemos archivado con Excel al final del menú Archivo puede aparecer.

lección 16, desbordamiento de los datos

Es bastante frecuente que cuando manejamos operaciones numéricas se produzca una desbordamiento de celda. Esto se produce cuando el dato no cabe en el espacio visible de la celda. Cuando esto ocurre la Excel nos llama la atención sobre ello con el símbolo "#"

Hay varias formas en que Excel actúa frente al desbordamiento, dependiendo si el desbordamiento se produce en una celda con datos textos o con datos numéricos
Si el desbordamiento se produce con datos texto, el comportamiento de Excel depende de la situación de la celda situada inmediatamente a su derecha.
Si está vacía, el texto se prolongara a su derecha libremente. Pero si está ocupada entonces solo será visible la parte del texto que quepa en la zona visible de la celda.
Es este ejemplo vemos dos desbordamientos distintos, el titulo de la celda B2 en texto que se prolonga a C2. Y el desbordamiento numérico de E5, que al ser la cifra más extensa de la longitud de la celda, se muestra con el símbolo # repetido todo el ancho de la celda
Eso no significa que haya habido un error o que hayamos perdido el resultado de nuestros cálculos. No, el dato sigue estando allí, para verlo solo tendremos que modificar el ancho de la columna hasta que aparezca el dato
Si el desborda una celda, numérica sin formula, podemos ver su contenido sin necesidad de desplazar las columnas, sencillamente pulsando en ella y veremos como su valor aparece en la barra de formulas
Puede haber otras ocasiones en que no nos importe ampliar un poco la celda. En estos casos podremos ver el contenido de la celda en notación científica.
La notación científica se lee simplemente multiplicando el numero mostrado por 10 elevado a la cifra que hay tras el signo +. En otras palabras, se corre la coma tantos puestos a la derecha como el numero que haya tras el signo +

lección 15, Alinear los datos.

Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineación por varios caminos. Por ejemplo con los mismos datos que escribimos anteriormente ahora:
A) Los números los vamos a centrar con respecto a su celda.
Seleccionamos las celdas correspondientes a los números que queremos centrar.
En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón con la imagen de Centrar. Si la imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar en el botón Mas Botones situado en el lateral derecho de la Barra formato.
B) La palabra TOTAL la vamos a alinear a la derecha.
Para alinear a la derecha la celda donde escribimos TOTAL practicaremos otro camino.
Marcamos la celda y pulsamos el botón DERECHO del ratón
Pulsamos sobre Formato de celdas
Pulsamos sobre la pestaña Alineación
Y en Horizontal seleccionamos Derecha




Y el resultado

lección 14.

El aspecto de nuestras hojas es un aspecto importante, sobre todo si otras personas van a ver y evaluar nuestro trabajo.
Ya hemos tenido algún contacto con los formatos en Excel, pero hay una forma mas rápida y sencilla de mejorar el aspecto de nuestro trabajo sin tener que dedicarle mucho tiempo ni esfuerzo.
Vamos a aprender a manejar los autoformatos. Veamos una pagina sin formatos.

El siguiente paso es seleccionar una celda que esté dentro de una tabla, por ejemplo C5.
Cuando esté marcada en el menú Formato, pulsaremos en la opción Autoformato


Atención, es importante que hayamos seleccionado una celda que pertenezca a una tabla, como es nuestro caso. Si hubiéramos pulsado en alguna celda, fuera de la tabla Excel nos daría un mensaje de error.
Para evitarlo, solo tenemos que posicionarnos en el interior de la tabla a la que queremos dar autoformato. Al pulsar en Autoformato, nos surge el siguiente cuadro de dialogo


De entre todos los ejemplos predefinidos podemos elegir el formato que consideremos mas apropiado para nuestra tabla.
Sólo tendremos que pulsar sobre el ejemplo deseado y después aceptar.


Este es nuestra tabla, tal como la hemos "diseñado" rápida y sencillamente.

lección 13, formulario formato de celdas

Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la Barra de Menú
Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato.
Pulsando sobre Formato en la Barra superior y
Celdas.
En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la pestaña de Fuente

En este formulario podemos cambiar la alineación de los datos introducidos, pulsando sobre la pestaña alineación y marcando una nueva opción.
Podemos cambiar el aspecto de las líneas que delimitan las celdas utilizando la pestaña Bordes y seleccionando por ejemplo unas líneas más gruesas.
Igualmente podemos cambiar el formato numérico en Número, y poner un formato monetario por ejemplo.

En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas seleccionando diferentes tramas y proteger para ocultar o bloquear celdas

LECCIÓN 12 EJEMPLO DE FORMATO.

LECCION 12ªEjemplo de Formato

A) Vamos a poner una línea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias celdas.
Pulsamos sobre Formato y Celdas una vez que tenemos seleccionadas las celdas sobre las que queremos aplicar el formato.
Y aparece el formulario Formato de celdas.
En nuestro ejemplo en Línea hemos seleccionado una gruesa.
Pulsamos sobre Contorno
Y Pulsamos Aceptar


Y nuestro presupuesto nos queda recuadrado.
B) Vamos a cambiar el tipo de letra a Verdana y aumentar a 16 el tamaño de las letras..
Seleccionamos las celdas
En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón que muestra un triángulo para cambiar el tipo de letra. Y seleccionamos por ejemplo Verdana.


Y aumentamos el tamaño de las letras a 16, pulsando sobre el siguiente botón y seleccionado 16



C) Poner "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.
Seleccionamos la celda que queremos poner en negrita.
Y pulsamos la N de la Barra de Formato
D) Vamos en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a los conceptos de gastos.
Seleccionamos desde la celda donde pusimos Casa a la celda Ropa.
Si nuestra pantalla no muestra el botón Color de Fuente, pulsamos sobre el botón Mas Botones que se encuentra al final de la Barra de Formato. Y pulsamos sobre el botón Color de fuente.
Marcamos el color deseado.




E) Poner el fondo de las celdas con números de color verde claro.
Seleccionamos la celdas a las que deseamos cambiar el color del fondo.
En la Barra de Formato pulsamos sobre Color de relleno.
Y pulsamos sobre el color verde claro.

Hemos cambiado el tamaño de las columnas para visualizar las palabras completas. Como vimos anteriormente para cambiar el tamaño de las columnas nos situamos con el cursor entre las letras que designan las columnas y manteniendo pulsado el botón del ratón nos movemos.
Y el resultado correspondiente a nuestro ejemplo para cambiar el formato nos queda como muestra la imagen de la derecha.

lección 11, dar formato a los datos

LECCION 11ªDar Formato a los Datos introducidos

Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el formato. Anteriormente vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y marcamos las celdas a las que deseamos dar formato.
Vamos a realizar un ejemplo en el que:
A) Pondremos una Línea de Contorno a nuestro presupuesto.
B) Cambiaremos el tipo de letra a Verdana y aumentaremos el tamaño de las letras.
C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.
D) En azul las letras correspondientes a los conceptos de gasto.
E) Y el fondo de las celdas con números lo pondremos de color verde claro
Podemos utilizar el menú Formato de la Barra superior o Barra menú.
También podemos acceder directamente a las funciones de formato más utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de Formato. Hemos pulsado en el botón de flecha "Mas botones" para que se visualicen el resto de opciones.

Si no aparece en su pantalla la Barra de Formato la activamos con el comando Ver de la Barra de Menú

lección 10. nombrar celdas

LECCION 10ªNombrar celdas y rangos

Excel permite un manejo fluido y sencillo de las celdas. Tanto a través de las columnas, las filas o manejando las celdas individualmente.

Pero Excel también tiene en los Rangos otra herramienta sumamente potente para el manejo de información. La principal característica de los rangos es que se les puede dar un nombre, a un conjunto de celdas o incluso a una sola celda, que seria un conjunto de solo una celda.

¿Y por que es tan importante el hecho de poder dar nombre a los rangos?. Bueno, un rango no es mas que un conjunto de celdas definido por sus celdas superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos puntos. Es fácil reconocer el rango situándolo mentalmente en la hoja de calculo. Pero si la hoja es muy grande ¿Podríamos recordar exactamente la posición de todos los conjuntos y subconjuntos de celdas?
Es mas sencillo hacer referencia a Ventas, que Z51:AZ54. y a Compras que X32:Z37
Veamos un ejemplo, para asignar un nombre, el primer paso es seleccionar el rango. C4:E4. Una vez que esté marcado escribiremos el nombre que deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres. Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla intro.

Ya tenemos nuestro primer rango.

Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo llevemos el puntero a alguna celda lejana por ejemplo la H49. Si ahora quisiermos ir de nuevo a la posición de los meses, pero no nos acordamos de su rango solo tenemos que pulsar la tecla F5

Aquí se mostrara todos los rangos definidos, solo tendremos que seleccionar y aceptar. Para que excel nos lleve de a la posición deseada

Los rangos tienen muchas mas utilidades que se vuelven mas y mas imprescindibles cuanto mas grande y compleja es la hoja de calculo en la que estamos trabajando